Version 1.0 — document en cours de finalisation, non encore entré en vigueur.
Les mentions surlignées doivent être complétées après immatriculation et après vérification des prestataires réellement utilisés en production.
1. Qui traite vos données ?
Pour les données liées à la création de compte, à l’administration de la relation commerciale, à la facturation, au support, à la sécurité du Service et à la prospection de WERLEX, WERLEX agit en qualité de responsable du traitement.
Lorsque des clients professionnels importent dans WERLEX des documents ou données personnelles concernant leurs salariés, clients, fournisseurs, cocontractants ou autres personnes, le Client détermine en principe les finalités et moyens essentiels du traitement et WERLEX intervient comme sous-traitant selon le DPA. Les personnes concernées peuvent alors devoir s’adresser en priorité au Client responsable du traitement.
Responsable du traitement: WERLEX, SASU au capital de 1 000 euros
Adresse: siège social en cours d’immatriculation
Contact vie privée: contact@werlex.fr
2. Données traitées et finalités
| Catégories | Finalités | Base juridique | Durée / critère |
|---|---|---|---|
| Compte professionnel : identité, e-mail, organisation, rôle, préférences | Créer et administrer les comptes ; fournir le Service | Exécution du contrat / intérêt légitime pour les utilisateurs rattachés au Client | Durée du compte puis archivage nécessaire à la preuve et aux litiges, en principe jusqu’à 5 ans |
| Données de facturation et transactions | Facturer, encaisser, tenir la comptabilité | Contrat et obligations légales | Documents comptables et justificatifs : 10 ans |
| Tickets support, échanges et historique | Assistance, suivi des demandes, amélioration du support | Contrat / intérêt légitime | Durée nécessaire au traitement puis archivage proportionné ; au plus 5 ans pour la preuve en cas de litige |
| Logs techniques, adresses IP, événements de sécurité | Sécurité, prévention de la fraude, diagnostic | Intérêt légitime | Durée nécessaire à la fourniture du service, puis archivage limité à la durée de prescription légale applicable |
| Prospects B2B : identité professionnelle, coordonnées, société, historique de contact | Prospection B2B et suivi commercial | Intérêt légitime, sous réserve du droit d’opposition | 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect |
| Données déposées dans les espaces clients | Fournir les fonctions de gestion, analyse, recherche, génération ou automatisation demandées par le Client | Traitement pour le compte du Client selon ses instructions ; DPA | Selon instruction du Client et politique de conservation du compte ; suppression/restitution en fin de contrat sous réserve des obligations légales |
| Préférences cookies / traceurs | Mémoriser les choix ; mesurer l’audience ou personnaliser si ces fonctions sont activées | Nécessité technique ou consentement selon le traceur | Selon la politique cookies et la durée définie pour chaque traceur |
3. Données nécessaires et conséquences
Certaines données sont nécessaires pour créer un compte, exécuter le contrat, sécuriser le Service ou satisfaire aux obligations de facturation. À défaut, WERLEX peut ne pas être en mesure de créer ou maintenir l’accès concerné.
4. Destinataires
Les données sont accessibles aux personnes habilitées chez WERLEX et, dans la mesure nécessaire, à ses prestataires techniques, de paiement, d’hébergement, de support et d’intelligence artificielle. La liste des sous-traitants essentiels est tenue à jour.
5. Transferts hors Espace économique européen
Lorsque certains prestataires traitent des données hors de l’Espace économique européen, WERLEX met en place un mécanisme de transfert reconnu par le RGPD (par exemple décision d’adéquation ou clauses contractuelles types accompagnées, lorsque nécessaire, de mesures complémentaires). Les informations pertinentes peuvent être demandées au contact vie privée.
6. Intelligence artificielle et documents transmis
Lorsqu’une fonctionnalité IA est activée, certaines données saisies ou extraits de documents peuvent être transmis au prestataire d’IA strictement pour produire le résultat demandé. WERLEX configure et choisit ses prestataires de façon à limiter l’utilisation secondaire des données et à encadrer contractuellement la sous-traitance. La liste des prestataires et les éventuelles options d’exclusion ou de limitation sont décrites dans la documentation ou la liste des sous-traitants.
7. Vos droits
Selon le traitement et la base juridique applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité, ou vous opposer à certains traitements. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans affecter la licéité antérieure.
Pour exercer vos droits : contact@werlex.fr
Lorsque WERLEX agit uniquement comme sous-traitant d’un Client, WERLEX peut transmettre la demande au Client ou vous orienter vers celui-ci. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
8. Sécurité
WERLEX met en œuvre des mesures de sécurité adaptées aux risques, notamment contrôle d’accès, gestion des secrets, chiffrement approprié des flux, journalisation de sécurité, sauvegardes et procédures de gestion des incidents, selon l’architecture réellement déployée.
9. Modifications
La présente politique peut évoluer. La date de la version applicable est indiquée en tête du document. Les modifications substantielles sont portées à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié.